Leisten Sie sich schlecht gepflegte Kontaktdaten?
Kontaktdatenpflege
ist wichtig für Privatanwender und im Unternehmen! Denn unvollständige, veraltete oder gar fehlerhafte
Kontaktdaten sind ärgerlich oder gar peinlich.
Tipp: SigParser analysiert und exportiert E-Mail Signaturen und erspart die
manuelle Pflege von Kontaktdaten.
Eine E-Mail-Signatur kopieren
Wenn Sie eine E-Mail von einer Person erhalten, die Sie zu Ihren Kontakten hinzufügen möchten, markieren Sie die E-Mail-Signatur in Ihrem E-Mail-Programm (bspw. Microsoft Outlook) und kopieren Sie diese in die Zwischenablage, indem Sie Strg+C drücken.
Tipps:
- Außer einer E-Mail-Signatur können Sie selbstverständlich auch aus einem beliebigen anderen Programm eine Adresse herauskopieren, bspw. von einer Webseite.
- Eine E-Mail-Signatur wird häufig durch zwei einzelne Minus-Zeichen ("--") in einer Zeile eingeleitet. Ist das nicht der Fall, kopieren Sie am besten den Bereich, der zu Beginn den vollständigen Namen oder die Firma enthält.
Die Kontaktdaten mit SigParser analysieren
Starten Sie SigParser und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. SigParser fügt den eben in die Zwischenablage kopierten Text in das Textfeld Signatur ein und analysiert den Text. Die einzelnen Bestandteile der Kontaktdaten werden dann in den entsprechenden Textfeldern von SigParser dargestellt.
Hinweis: Da E-Mail-Signaturen beliebig formatiert sein können, kann es vorkommen, dass SigParser nicht alle Bestandteile der Kontaktdaten erkennt, obwohl diese offensichtlich in der Signatur vorhanden sind. Auch ist es möglich, dass Teile falsch zugeordnet werden. Wenn Sie der Meinung sind, dass SigParser eine Ihrer E-Mail-Signaturen korrekt erkennen sollte, dies aber nicht tut, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail unter
support@updatestar.com mit. Sie tragen so zur Verbesserung der Software bei.
Tipps:
- Sie können markierte Texte auch mit der Drag & Drop-Funktion von SigParser analysieren lassen. Lassen Sie den markierten Text dazu über dem Textfeld Signatur los. Darüberhinaus können Sie auch die gewohnten Funktionen zum Einfügen von Text aus der Zwischenablage nutzen, d.h. die Tastenkombination Strg+V, den Menüeintrag Einfügen im Menü Bearbeiten oder
in der Symbolleiste.
- Sie können die einzelnen Bestandteile in den jeweiligen Textfeldern auch noch nachbearbeiten. Wenn Sie die Schaltflächen Name und Geschäftlich klicken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Teile des Namens und der Adresse zu editieren.
Nach Outlook exportieren
-
- Drücken Sie Strg+E oder klicken Sie auf das kleine Dreieck neben
in der Symbolleiste und wählen Sie Exportieren nach Outlook oder wählen Sie den Menüeintrag Exportieren nach Outlook im Menü Datei oder klicken Sie auf das kleine Dreieck auf dem Button Export rechts unten und wählen dort Exportieren nach Outlook.
- Es wird jetzt der Dialog Kontakt von Outlook angezeigt. Dort haben Sie die Möglichkeit ergänzende oder korrigierende Eingaben vorzunehmen.
- Speichern Sie den neuen Kontakt in Outlook.
Hinweise:
- SigParser merkt sich Ihre letzte Auswahl bei und dem Button Export. Wenn Ihr nächster Export wieder nach Outlook gehen soll, können Sie einfach auf bzw. den Button Export klicken.
- Damit das eben beschriebene Verfahren funktioniert, muss Outlook als Standardprogramm zum Öffnen von vCard-Dateien (*.vcf) konfiguriert sein. Das ist normalerweise automatisch der Fall.
- Wenn Sie über ein anderes Programm als Microsoft Outlook verfügen, das vCard-Dateien öffnen kann, sollte das eben beschriebene Verfahren auch in diesem Fall funktionieren. Teilen Sie uns bitte per E-Mail unter support@updatestar.com Ihre Erfahrungen mit.
Den Kontakt als vCard-Datei speichern
Drücken Sie Strg+S oder klicken Sie
in der Symbolleiste oder wählen Sie den Menüeintrag
Speichern im Menü
Datei.
Tipps:
- Mobile Geräte wie Handys oder PDAs unterstützen in den meisten Fällen vCard-Dateien, so dass Sie Kontakte bspw. über eine Infrarot- oder Bluetooth-Verbindung direkt auf Ihr mobiles Gerät speichern können.
- vCard ist ein internationaler Standard zum Austausch von Kontaktdaten, der von mehreren Programmen unterstützt wird, u.a. Microsoft Outlook. Hier erfahren Sie mehr darüber: http://www.imc.org/pdi/
Nach Microsoft Dynamics CRM exportieren
SigParser bietet auch die Möglichkeit, Ihre Signaturen nach Microsoft Dynamics CRM zu exportieren.
-
- Drücken Sie Strg+M oder klicken Sie auf das kleine Dreieck neben in der Symbolleiste und wählen Sie Exportieren nach Microsoft Dynamics CRM oder klicken Sie auf das kleine Dreieck auf dem Button Export rechts unten und wählen dort Exportieren nach Microsoft Dynamics CRM.
- Es öffnet sich nun ein Fenster, wo Sie entscheiden können, was aus der Signatur werden soll. Sie können daraus eine Firma und/oder einen Kontakt generieren oder aber einen Lead.
SigParser geht standardmäßig davon aus, dass Sie eine Firma-Kontakt-Kombination anlegen wollen und bietet dies auch als Erstes an. Wenn die Signatur ohne Ansprechpartner ist, wählt SigParser automatisch die Erstellung eines Kontaktes ab. Wenn kein Firmenname bekannt ist, wird das Anlegen einer Firma abgewählt. Sie können dies aber jederzeit wieder anwählen.
Möchten Sie aus der Signatur einen Lead erstellen, können Sie dies hier auswählen und dem Lead auch einen Betreff geben (bspw. "potentieller Kunde, unbedingt anrufen").
- Nach dem Klick auf den Button Export werden die Daten an Microsoft Dynamics CRM übertragen. Anschließend werden die angelegten Entitäten in Browserfenstern geöffnet, um sie gegebenenfalls ergänzend bearbeiten zu können. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen wollen, können Sie die Browserfenster ohne zu speichern schließen, die Daten sind bereits im Microsoft Dynamics CRM gespeichert.
Hinweis:
- SigParser merkt sich Ihre letzte Auswahl bei und dem Button Export. Wenn Ihr nächster Export wieder nach Microsoft Dynamics CRM gehen soll, können Sie einfach auf das bzw. den Button Export klicken.
Konfiguration für das Exportieren nach Microsoft Dynamics CRM
Die Konfiguration für das Exportieren nach Microsoft Dynamics CRM erfolgt in der Konfigurationsdatei SigParser.exe.config, diese finden Sie im Installationsverzeichnis (bspw: C:\Programme\UpdateStar\SigParser\).
Jede Konfigurationsmöglichkeit ist aus dem Namen (Setting name) und dem dazugehörigen Wert (value) aufgebaut.
Den Namen dürfen Sie auf keinen Fall ändern, er dient SigParser zur Identifikation Ihrer Einstellungen. Beachten Sie, dass der Wert immer von <value>WERT</value> umschlossen wird, leere Werte können auch auf diese Art dargestellt werden: <value />
Der Wert ist je nach Einstellung wie folgt zu ändern:
- Die Adresse zu Ihrem Microsoft Dynamics CRM Server.
Wenn Sie nicht wissen wie diese lautet, öffnen Sie einfach Ihr Microsoft Dynamics CRM über den Browser. In der Adressleiste in Ihrem Browser sehen Sie die Adresse, SigParser benötigt aber nur den vorderen Teil.
Bspw:
komplette Adresse: http://crmserver/uscrm/loader.aspx oder http://crmserver:5555/uscrm/loader.aspx
für SigParser relevanter Teil: http://crmserver/ oder http://crmserver:5555/
Ändern Sie mit dieser Adresse den Wert bei MicrosoftCrmServerUrl
Vorher: <setting name="MicrosoftCrmServerUrl" serializeAs="String">
<value /> </setting>
Nachher: <setting name="MicrosoftCrmServerUrl" serializeAs="String">
<value>http://crmserver/</value> </setting>
Ein leerer Wert bei MicrosoftCrmServerUrl führt in SigParser zum Deaktivieren der Menüpunkte für den Export nach Microsoft Dynamics CRM.
- Ihr Organisationsname
Damit SigParser die Daten der richtigen Organisation zuordnen kann, ist auch Ihr Organisationsname nötig.
Wenn Sie diesen nicht kennen, können sie ihn auch aus der Adresse in Ihrem Browser ablesen.
Bspw:
komplette Adresse: http://crmserver/uscrm/loader.aspx oder http://crmserver:5555/uscrm/loader.aspx
Organisationsname: uscrm
Ändern Sie mit diesem Organsisationsnamen den Wert bei MicrosoftCrmOrganisationName
Vorher: <setting name="MicrosoftCrmOrganisationName" serializeAs="String">
<value/> </setting>
Nachher: <setting name="MicrosoftCrmOrganisationName" serializeAs="String">
<value>uscrm</value> </setting>
- Die Zuordnung der Felder
Damit die Daten aus den Feldern in SigParser in die richtigen Felder in Microsoft Dynamics CRM übertragen werden können, ist eine Zuordnung nötig.
Standardmäßig kann die Konfiguration von SigParser für ein Microsoft Dynamics CRM ohne Anpassungen genutzt werden. Sollten jedoch Änderungen vorgenommen worden sein, können Sie diese hier konfigurieren.
Wenn Sie nicht wissen, ob und welche Änderungen vorgenommen worden sind, probieren sie es einfach aus und beobachten Sie, wo die Daten aus SigParser im Microsoft Dynamics CRM eingetragen werden.
Da die Daten der Felder aus SigParser in bis zu drei mögliche Entitäten in Microsoft Dynamics CRM übertragen werden können, muss dies bei der Konfiguration bedacht werden.
Bspw: das Feld für Fax: <setting name="ParsedFaxValueTo" serializeAs="String">
<value>[lead_fax][account_fax][contact_fax]</value>
</setting>
ParsedFaxValueTo der Name des Feldes Fax in SigParser (nicht änderbar)
lead_fax der Name des Feldes Fax in der Entität lead
account_fax der Name des Feldes Fax in der Entität account
contact_fax der Name des Feldes Fax in der Entität contact
Das Prinzip ist somit wie folgt:
Für jedes Feld "X" aus SigParser ("ParsedXValueTo") kann ein Feld für die Entität angegeben werden "lead_X", dabei ist der Entitätsname als Präfix mit einem Unterstrich von dem Feldnamen ("X") der Entität abzugrenzen. Diese Zusammensetzung ist mit einer eckigen Klammer einzuschließen: "[lead_X]".
Weitere Zusammensetzungen können hinzugefügt werden: "[lead_X][account_X][contact_X]". Die Reihenfolge ist dabei egal. Feldnamen können auch Unterstriche enthalten.
Standardmäßig werden die Daten aus SigParser in alle Entitäten übertragen, die erstellt werden sollen. Dies führt dazu, dass bspw. die Faxnummer sowohl in der Firma, als auch im Kontakt vorhanden ist. Wenn sie nur in einer Entität eingetragen werden soll, müssen Sie eine Entität in der Konfiguration entfernen.
Beispiel: Um die Faxnummer nur in der Firma zu speichern:
Vorher: <setting name="ParsedFaxValueTo" serializeAs="String">
<value>[lead_fax][account_fax][contact_fax]</value>
</setting>
Nachher: <setting name="ParsedFaxValueTo" serializeAs="String">
<value>[lead_fax][account_fax] </value>
</setting>
In der Entität Lead wird sie nachwievor gespeichert, da ein Lead nicht mit einer Firma oder einem Kontakt zusammen erstellt wird.
- Die Geschlechterauswahl
SigParser versucht aus der Anrede das Geschlecht zu ermitteln, um dieses an Microsoft Dynamics CRM zu übertragen. Dazu benötigt SigParser die Werte für Männlich und Weiblich aus der Auswahlbox. Standardmäßig ist Männlich = 1 und Weiblich = 2.
Sollten Sie nicht wissen wie die Werte sind, können Sie es wieder durch probieren ermitteln. SigParser ist für ein unverändertes Microsoft Dynamics CRM vorkonfiguriert.
Unter den Einstellungsnamen GenderCodeValueMale und GenderCodeValueFemale können Sie diese Werte setzen.
Bspw. für die Entität Contact: <setting name="GenderCodeValueMale" serializeAs="String">
<value>[contact_1]</value>
</setting>
<setting name="GenderCodeValueFemale" serializeAs="String">
<value>[contact_2]</value>
</setting>
Auch hier gilt wieder:
Der Entitätsname ist als Präfix mit einem Unterstrich von dem Wert der Entität abzugrenzen. Diese Zusammensetzung ist mit einer eckigen Klammer einzuschließen: "[contact_1]". Weitere Zusammensetzungen können hinzugefügt werden: "[lead_1][contact_1]" Die Reihenfolge ist dabei egal.
Sollte Ihr Microsoft Dynamics CRM eine Standardinstallation ohne große Veränderungen der Entitäten sein, ist es ausreichend, wenn Sie die Einstellungen unter den Punkten 1 und 2 anpassen.
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